要符合哪些標準才是合格的 eCopy 呢？

延續本站上篇〈eCopy Program for Medical Device Submissions〉的內容，接著在此詳述怎樣符合 eCopy Program for Medical Device Submissions 規定。

FDA 在〈eCopy Program for Medical Device Submissions〉指引內規定，廠商須符合此指引附件一列出的技術標準 (Section A ~ Section D)，若不符合，則 FDA 不會接受送審文件，相關檔案會進入 eCopy hold 狀態直到符合技術標準的 eCopy 提供給 FDA。

下面六步驟，幫助大家完成合格的 eCopy。

Step 1 – 建立 Cover Letter

關於 Cover Letter，須符合以下要求：(詳細 cover letter 內容可參考 FDA 網站 Content of a 510(k))

• 要有簽名 (數位簽名或傳統墨水簽名都可)。
• 要有聯絡方式，包含電話號碼及電子郵件地址。
• 要描述送審形式，例如，510(k)、PMA、或 Pre-Submission。
• 要描述是哪種審核階段，例如，original、amendment、supplement、或 report。
• 如已有送審追蹤編號 (submission tracking number)，則須寫上。
• 除了一份紙本的 Cover letter 外，FDA 還建議 (但非必須) 放一份 PDF 檔在 eCopy 中。
• FDA 建議不要將送審階段的缺失回覆寫進 cover letter 中，而是放進送審文件主體中作為一個章節。

Step 2 – 決定文件架構

選擇 volume-based 或 non-volume-based 的文件架構。

Non-Volume-Based eCopy

• 建議用於送審文件量不大時。
• 此方法就是一個一個 PDF 檔，沒有其他資料夾。
• 在指引 P.19 有放幾個不同送審形式的檔案編碼方式。例如下列的架構：

Volume-Based eCopy

• 當送審文件較多或複雜時，建議使用此法。
• 相較於 Non-Volume-Based，此法會將不同的 PDF 放進各個不同的資料夾 (volumes) 中。範例如下：

• 資料夾 (volume) 中「只」可以放進 PDF，不可放其他檔案格式。
• 資料夾 (volume) 內不可再放資料夾 (subfolders)。
• 資料夾的命名方式為：1) VOL_xxx_Descriptive Name (e.g., VOL_001_Mechanical Testing)，或 2) VOL_xxx (e.g., VOL_001)。
• 如要加上 Descriptive Name，則最多只能 125 字元、可有空格、破折號 (dash)、底線 (underscore)、句號 (period)；但不可有非英文字母或以下的特殊符號：

• 資料夾名稱不可重複，且須為連號 (例如，第一個資料夾名稱為 VOL_001，第二個資料夾須為 VOL_002)。
• Volume-Based eCopy 容許在第一階時，同時存在資料夾 (volume) 和至少一個 PDF。例如，Fig. 5 範例就是將 cover letter PDF 單獨放在一階，其他都是資料夾 (volume)。

Step 3 – PDF 要求

無論選擇 volume-based 或 non-volume-based 的文件架構，PDF 都是主要檔案格式。以下為 PDF 的要求：

• 檔案名稱命名原則需為：xxx_Descriptive Name
• 若為 volume-based 的文件架構，資料夾 (volume) 內的 PDF 也須遵守上列的命名原則。
• 名稱所用的字元要求和資料夾 (volume) 的規定是相同的 (最多只能 125 字元、可有空格…；不可有非英文字母或某些特殊符號)。
• PDF 開頭前三碼僅用來讓 FDA 的軟體可以依序儲存，依不同單位的審查規定，審查員可能不會看到 PDF 的開頭三碼數字。因此，
  • 就算是 volume-based 文件架構的 VOL_002，裡面的 PDF 也是從 001_、002_ 開始編碼。
  • PDF 的 Descriptive Name 要讓審查員可以看出文件內容。
• 用 Adobe Acrobat PDF version 11 (或更舊版) 將原始檔案轉成 PDF (不可掃描後再轉 PDF，畫質會下降)。
• 沒有附加檔案
  • 當廠商在 PDF 中放入附加檔案時，現行版 eSubmitter software 不會顯示出錯誤訊息。(是 “eSubmitter software” 還是 “eCopies Validation Module”？)
  • 但廠商不可故意在 PDF 中放入附加檔案，因為當 FDA 將 eCopy 放進他們系統中時，這些 PDF 中的附加檔案會被移除，審查員將無法看到這些附加檔案。
• FDA 鼓勵廠商使用 hyperlinks 或 bookmarks
  • 常用「藍字」來標示 hyperlinks。
  • 若使用 hyperlinks 或 bookmarks 來連結不同的 PDF，則要確定 hyperlinks 或 bookmarks 是有效的。(例如，使用相對路徑而非絕對路徑；建立超連結後不可修改檔名…等。)
• 由原始文件 (例如，Microsoft Word document) 直接轉成 PDF，如此一來， PDF 中的文字可被搜尋。
• 避免使用 Adobe Plug-Ins，因為審查員可能沒有權限導致文件內容無法正確顯示。
• 建議使用以下字型：Times New Roman、Verdana、Arial、Tahoma、或 Helvetica。避免使用客製化字型，或在一份文件中使用多種字型。建議全部的送審文件都用同一字型。
• 建議使用黑色字。如要使用黑色以外的字，須避免使用亮色的字，以免灰階列印出來的文字不清楚。(藍色字可用於標示超連結)
• 沒有設定保全選項
  • 不可設定密碼。
  • 建議不要設定「可看但不可修改」，若開此功能，會影響 FDA 編寫 Confidential Commercial Information 的效率。(但若廠商堅持設定此選項，FDA 還是會收啦。)
• 單一 PDF ≤ 50 MB
  • 用以下方式檢查檔案是否已超過 50 MB (下圖即為過大的 PDF)。

• 不要用「內容」或「滑鼠移到檔案上」來檢查檔案大小，此二方法會低估檔案大小。
• 若檔案過大，須將一個檔案拆成多個檔案。例如下圖：

Step 4 – eCopy 中加入非 PDF 的規定

若需在 eCopy 中加入非 PDF 的檔案，則需

• 建立「MISC FILES」或「 STATISTICAL DATA」資料夾 (此二資料夾可同時存在，或只有其中一個)。

• 此二資料夾名稱需一字不差，但大小寫不拘。
• 將所有 non-PDFs 壓縮成一個或多個 Zip 檔，並放進「MISC FILES」或「 STATISTICAL DATA」資料夾中。
• 單一個 Zip 檔沒有大小限制。
• Zip 檔沒有命名原則的規定。
• 不可將 PDF 檔放入上述兩個資料夾中。
• 建議將以下的檔案，存一份 PDF 檔在一般資料夾外，也存一份原始檔在「MISC FILES」中，以利審查員審查：
  • 標示 (Labeling)，建議將每個標籤、說明書都分開成個別檔案。
  • 510(k)s 的實質比對。
  • 510(k) Summary。
  • Summary of Safety and Effectiveness Data (SSED) for PMAs。
  • Summary of Safety and Probable Benefit (SSPB) for HDEs。

Step 5 – 準備寄送

將 eCopy 放進 CD、DVD、USB 隨身碟中，並附上已簽名的紙本 Company Cover Letter。

Step 6 – 寄送文件

將 Step 5 準備好的包裹，寄給 FDA。

FDA 收件地址請上 FDA 官網確認。例如，現在呈交 510(k) 送審申請需遵循 eCopy 規範，在 FDA 官網「eCopy Program for Medical Device Submissions」內就有以下說明送件地址：

A medical device submission package should be sent to the CDRH Document Control Center (DCC) at the following address:

U.S. Food and Drug Administration

Center for Devices and Radiological Health

Document Control Center (DCC) – WO66-G609

10903 New Hampshire Avenue

Silver Spring, MD 20993-0002

FDA website, “eCopy Program for Medical Device Submissions”